Gérer ou administrer un séminaire, un atelier, une exposition itinérante ou tout autre type d'événement, même s'il semble simple, peut vous donner des maux de tête que vous n'auriez jamais cru possibles. Pour de nombreuses questions, il est essentiel que vous et votre entreprise sachiez clairement ce que l'événement doit vous apporter le plus tôt possible.
Bien que l'organisation d'un événement tel qu'un séminaire ou un atelier soit souvent le fruit de discussions sur les ventes, le marketing et même des questions techniques comme les défaillances de produits, il est presque toujours essentiel d'établir clairement dans l'esprit de chacun quel est le véritable objectif de l'événement. Cela peut avoir un effet considérable sur :
* la manière dont vous organisez l'événement
* qui vous impliquez
* le lieu que vous choisissez
* ce que vous choisissez d'inclure et d'exclure
* les dates et heures des différentes activités
* et, de manière significative, la raison pour laquelle vous organisez un événement
Le responsable de l'événement doit se réunir avec les principaux acteurs de l'organisation qui "s'approprient" effectivement l'événement et discuter du véritable objectif ou peut-être des objectifs à atteindre.
Le mot "objectif" est utilisé ici intentionnellement car il se peut qu'il y ait déjà une éthique de fixation d'objectifs au sein de votre organisation. Si c'est le cas, utilisez le même cadre pour parvenir à un consensus sur l'objectif de la manifestation.
L'exigence minimale est que l'objectif doit être SMART ;
* Spécifique
* Mesurable
* Réalisable
* Pertinent
* Limité dans le temps
Spécifique
Le mot "spécifique" a été choisi comme raccourci pour la question :
"Qu'est-ce qui, concrètement, aura changé à la suite du succès de cet événement ?
Pour illustrer cela, prenons l'exemple d'une organisation de services financiers qui avait des difficultés à vendre un de ses nouveaux produits d'investissement (produit Y) en raison de sa complexité. Elle était convaincue que le produit était gagnant mais avait besoin que les conseillers financiers passent plus de dix minutes au téléphone pour savoir comment il était structuré et comment il allait se comporter dans le temps. Ils avaient également besoin d'entrer en contact avec plus de conseillers financiers qu'ils n'en connaissaient déjà, d'où l'idée d'une conférence pour débattre de la nouvelle génération de produits financiers pour le XXIe siècle.
La société de services financiers a défini ses besoins spécifiques à partir de la conférence comme suit :
Présenter, avec d'autres produits financiers, une explication technique détaillée du produit Y à un public de 250 conseillers financiers ou plus qui opèrent dans notre région afin qu'ils puissent comprendre ses avantages et le vendre à leurs clients.
Mesurable
Dans presque tous les projets, il existe une relation bien comprise entre le coût, la qualité et le temps. Il est possible de réaliser n'importe quoi à un niveau très élevé dans un délai très court si le coût n'est pas un problème. De même, vous pouvez produire le meilleur produit avec un budget serré tant que le temps n'est pas un problème. La troisième option est probablement le monde dans lequel vous évoluez ; le budget est petit et nous en avons besoin hier. Cela signifie bien sûr que la qualité est le problème le plus susceptible de se poser et qu'il vaut probablement la peine de débattre du niveau de qualité attendu et de la manière dont il devrait être mesuré.
Les questionnaires post-événement et les communications de suivi par téléphone ou par courrier électronique doivent poser les bonnes questions pour garantir la disponibilité de données de qualité.
Réalisable
L'organisateur de l'événement doit être prêt à réussir et doit sentir qu'il a le soutien des "propriétaires" de l'événement sur le chemin à parcourir. En bref, il doit savoir comment prendre des décisions rapides si la qualité, le coût ou le temps sont affectés par des problèmes qui se développent au fur et à mesure que le projet avance.
Pertinent
Il est judicieux de confirmer avec les objectifs généraux de l'organisation que l'événement et la manière dont il est envisagé correspondent. S'il existe une mission ou une vision de l'entreprise, il doit y avoir une ligne droite de logique la reliant à ce séminaire, cette tournée de présentation ou cet atelier.
Limité dans le temps
Les priorités peuvent souvent être oubliées lorsqu'un projet attrayant se présente. Il convient donc non seulement de préciser les dates, heures et durées pertinentes, mais aussi de discuter de l'effet de ce projet sur d'autres travaux et de prendre les mesures appropriées pour garantir que tous les délais sont correctement gérés.
Grâce à cette étape apparemment simple de définition d'un objectif global, vous, en tant que responsable de l'événement, êtes mieux armé pour prendre des décisions éclairées sur presque toutes les questions qui se posent dans les processus de conception, de réalisation et de suivi de votre événement. Mieux encore, cela réduira votre consommation d'analgésiques en minimisant les maux de tête induisant des changements et des problèmes à long terme.
